O processo para a integração de fornecedores varia dependendo dos requisitos regulatórios, estatutários e/ou do sistema de cada país. Em termos gerais, a Novelis pode solicitar a seguinte documentação e informações durante o processo de integração de fornecedores:

• Formulário de inscrição
• Autoavaliação de fornecedores
• Código de conduta do fornecedor (assinado)
• Acordo de não divulgação (assinado)
• Registro legal da empresa
• Formulários de registro fiscal
• Informações bancárias*
• Certificação de gestão de qualidade (IATF, ISO, RoHs)
• Fichas de dados de segurança de materiais (MSDS — Material Safety Data Sheet)
• Questionário/confirmação de minerais de zonas de conflito (assinado)
• Termos e condições
• A Transferência eletrônica de fundos (EFT) é a forma de pagamento padrão, conforme definido em uma base regional. A Novelis se reserva o direito de cobrar taxas de transação para outras formas de pagamento, tais como saque bancário.
• **Documentação adicional conforme necessário

Pode haver exigências adicionais para os fornecedores de materiais diretos e suprimentos essenciais. Alguns exemplos desses requisitos adicionais são:

• Processos de qualificação de fornecedor e produto
• Requisitos de gerenciamento de desempenho
• Inovações que agregam valor à cadeia de fornecimento, incluindo novas ideias, conceitos, processos, produtos, etc.

Expectativas relacionadas a fornecedores

Espera-se que os fornecedores entrem no Coupa Supplier Portal (CSP) quando solicitado pela Novelis.   O CSP permite que os fornecedores conectem-se diretamente com a Novelis para transações de PO e faturas.

O CSP é uma ferramenta incrível para revisar suas ordens de compra e permite que você envie uma fatura para a Novelis com apenas alguns cliques. Isso também garante que a Novelis receba uma fatura precisa e possa iniciar o processo imediatamente.

Processo de qualificação e aprovação

• Além de se submeterem à Avaliação de fornecedores com base em riscos, os fornecedores podem ser convidados a enviar amostras ou realizar tarefas de amostra para aprovação por qualquer um dos funcionários das áreas de engenharia, operações, suprimentos ou qualidade da Novelis. Para aquisição do produto/serviço necessário, os fornecedores devem seguir o processo de integração conforme descrito nesta página.
• Observação: A integração de fornecedores é necessária para permitir que a Novelis compre o produto ou o serviço necessário para os testes de validação. O fornecedor não será considerado “aprovado” até que as áreas responsáveis tenham assinado o processo de qualificação com sucesso.

Desligamento 

Para estar em conformidade com os requisitos de privacidade de dados, os registros dos fornecedores são revisados e atualizados regularmente, e serão desativados após um período específico de inatividade. A área de suprimentos da Novelis definiu as seguintes regras e prazos para desativar os provedores:

1. Qualquer registro mestre de provedor que não tiver nenhum pedido de compra e/ou atividade de faturamento/pagamento nos sistemas ERP por 36 meses, deverá ser bloqueado para uso em pedidos de compra e pagamentos. Dados pessoais como nomes, detalhes de contato e informações bancárias devem ser removidos do registro mestre de provedor ou tornados invisíveis para os usuários comerciais normais.
2. Se necessária, a reativação desses registros mestres de provedor será possível 12 meses após o bloqueio, mas vai requerer a validação da precisão dos dados por meio do processo de solicitação do registro mestre de provedor.
3. Qualquer registro mestre de provedor que não tiver nenhum pedido de compra e/ou atividade de faturamento/pagamento por 48 meses (36 + 12 meses como descrito nos parágrafos I. e II.) será excluído dos sistemas de produção ERP e arquivado por meio dos processos de TI devidos. As exceções aplicam-se a algumas categorias, ou seja, CAPEX estratégico ou fornecedores de peças de reposição essenciais.
4. A eliminação permanente dos registros será realizada de acordo com a Política de retenção de documentos da Novelis. Atualizações periódicas dos dados em ambientes de qualidade ou desenvolvimento devem ser realizadas para manter essas instâncias em sincronia com os sistemas de produção.